Sprawozdanie do BDO – do kiedy należy złożyć oraz w jaki sposób?

Obowiązek składania sprawozdań w systemie BDO dotyczy szerokiego grona przedsiębiorców – od właścicieli jednoosobowych działalności, aż po duże zakłady produkcyjne. Mimo że z tymi przepisami mamy do czynienia od wielu lat – temat powraca w szczególności na początku roku, gdy zbliżają się terminy obligatoryjnej sprawozdawczości. Sprawdź, czym jest sprawozdanie BDO, poznaj jego rodzaje oraz jakie przepisy je regulują, a także kto jest zobowiązany do złożenia tego typu raportu.

Czym jest sprawozdanie BDO? Po co się je składa?

BDO (skrót od Baza Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami) – ogólnopolski system teleinformatyczny gromadzący informacje na temat przepływu odpadów, opakowań oraz produktów wprowadzanych na rynek. Jednym z jego kluczowych elementów jest obowiązek składania rocznych sprawozdań – i to właśnie na nim skupiliśmy się w tej publikacji.

Sprawozdanie BDO jest bowiem dokumentem, którego obowiązek sprawozdawczości wynika wprost z przepisów prawa. Objęte są nim określone grupy podmiotów (o tym przeczytasz za chwilę). Rejestracji można dokonać tylko i wyłącznie online – za pomocą elektronicznego systemu. Zaś sam raport zawiera takie informacje, jak: dane o rodzajach i masie wytworzonych odpadów, sposoby ich zagospodarowania, a w przypadku wybranych rodzajów działalności – również informacje na temat wprowadzanych produktów, opakowań, a nawet stopniu recyklingu.

Celem sprawozdań jest zapewnienie transparentności w zakresie gospodarowania odpadami, a co za tym idzie – umożliwienie skutecznego monitorowania i egzekwowania przepisów z zakresu ochrony środowiska (ze strony organów administracji publicznej).

Jakie rodzaje sprawozdań można złożyć w systemie BDO?

System przewiduje trzy główne kategorie sprawozdań. Podpowiadamy: to, które z nich dotyczy Ciebie – zależy od profilu oraz charakteru prowadzonej działalności. Wyróżniamy:

Sprawozdanie o produktach, opakowaniach i o gospodarowaniu odpadami z nich powstającymi

Dotyczą podmiotów, które wprowadzają na rynek krajowy produkty w opakowaniach (lub też same opakowania). Dlatego obowiązek składania tego rodzaju dokumentów spoczywa szczególnie na producentach, importerach oraz podmiotach dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Takie raporty muszą m.in. zawierać informacje dotyczące masy wprowadzonych opakowań (uwzględniając podział na materiały) oraz dane dotyczące realizacji obowiązku recyklingu i odzysku.

Sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i sposobach gospodarowania nimi

Składają je wytwórcy odpadów (innych niż komunalne) oraz podmioty prowadzące działalność w zakresie zbierania, przetwarzania, recyklingu lub unieszkodliwiania odpadów.

Sprawozdanie o odpadach komunalnych

To z kolei obszar zainteresowania podmiotów zajmujących się odbieraniem odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości.

Ważne: jeżeli w ramach swojej działalności wytwarzasz odpady i jednocześnie wprowadzasz opakowania na rynek – ciąży na Tobie obowiązek złożenia dwóch odrębnych sprawozdań (osobno dla każdej kategorii).

Kto ma obowiązek rejestracji i raportowania do BDO?

Konieczność wywiązywania się z obowiązków sprawozdawczych nie jest kwestią wielkości firmy, bowiem obejmuje zarówno duże zakłady produkcyjne, jak i mikroprzedsiębiorców. Wystarczy, że spełniają określone kryteria. W ten sposób podmiotami zobowiązanymi zarówno do rejestracji, jak i regularnego prowadzenia stosownej ewidencji i sprawozdawczości są m.in.:

wytwórcy odpadów zobowiązani do prowadzenia ewidencji odpadów,
wprowadzający produkty w opakowaniach na rynek krajowy,
prowadzący stacje demontażu pojazdów,
sprzedawcy detaliczni i hurtowi wydający jednorazowe opakowania,
firmy zbierające lub przetwarzające odpady,
firmy zbierające zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny,
dystrybutorzy baterii oraz akumulatorów.

Kto jest zwolniony ze składania sprawozdań BDO?

Dobra wiadomość jest taka, że nie każdy podmiot wpisany do rejestru BDO jest automatycznie zobligowany do składania sprawozdań. W przypadku, gdy w danym roku kalendarzowym nie wytworzyliśmy żadnych innych odpadów niż komunalne albo nie wprowadziliśmy żadnych produktów i opakowań do obrotu. Ponadto zwolnienia obowiązują m.in.:

Wytwórców odpadów komunalnych, którzy są podmiotami gospodarczymi, ale których odpady mają charakter komunalny (oraz nie generują odpadów niebezpiecznych);
Rolników, którzy wytwarzają odpady w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Biorąc pod uwagę wyłączenie, które dotyczy powierzchni gospodarstwa rolnego do 75h.

Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja firma jest zobowiązana do składania takich sprawozdań – sięgnij po wsparcie specjalistów. Sprawdź naszą ofertę i skorzystaj z analizy obowiązków środowiskowych.

Sprawozdanie BDO – do kiedy należy je złożyć?

Ustawowy termin złożenia rocznych sprawozdań w BDO upływa z dniem 15 marca każdego roku. Sprawozdanie w BDO należy złożyć w formie elektronicznej, ewentualny wniosek o pomoc de minimis najdalej do 15 marca. Co ważne – dokument ten obejmuje dane za poprzedni zakończony rok kalendarzowy. W sytuacji, gdy sprawozdanie nie zostało złożone w obligatoryjnym terminie, wówczas należy niezwłocznie sporządzić zaległą sprawozdawczość. Jeżeli 15 marca przypada w sobotę, niedzielę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy – następuje automatyczne przesunięcie terminu na najbliższy dzień roboczy.

Jak złożyć sprawozdanie BDO? Instrukcja krok po kroku.

#1 Uzyskaj dostęp do systemu BDO

Z uwagi na fakt, że składa się je wyłącznie w formie elektronicznej – zaloguj się do swojego indywidualnego konta w systemie BDO (jeśli Twój podmiot jest już zarejestrowany). Jeżeli robisz to po raz pierwszy – prawdopodobnie najpierw musisz zarejestrować firmę w BDO i założyć konto. Podmiot niezarejestrowany, najpierw musi zalogować się na login.gov.pl, gdzie można złożyć wniosek o wpis do Rejestru BDO. Szczegóły znajdziesz na https://rejestr-bdo.mos.gov.pl/.

#2 Przygotuj niezbędne dane

Podstawę stanowi prowadzona na bieżąco – ewidencja odpadów (tworzy się ją w oparciu o karty ewidencji oraz karty przekazania odpadów). Zanim weźmiesz się za wypełnianie formularza – zaopatrz się w raporty podsumowujące (zawierające zestawienie kodów odpadów, rodzajów i mas za cały rok) lub ewidencję wprowadzanych opakowań i produktów w opakowaniach. Dane w sprawozdaniu i ewidencji powinny być spójne.

#3 Wybierz właściwy rodzaj sprawozdania

Po zalogowaniu przejdź do modułu sprawozdawczości i wybierz typ sprawozdania, który jest zgodny z profilem prowadzonej działalności, a następnie okres (rok), którego dotyczy. Jeżeli w tym czasie Twój podmiot zarówno wytwarzał odpady, jak i wprowadzał opakowania na rynek – należy złożyć 2 odrębne dokumenty.

#4 Wypełnij formularz sprawozdania

W trakcie uzupełniania – należy dokładnie zapoznać się z jego treścią, w zależności od rodzaju będzie wymagał m.in. uzupełnienia kodów odpadów, ich masy (wytworzonych lub zebranych), sposobów zagospodarowania, danych o instalacjach itd.

#5 Zweryfikuj dane i podpisz sprawozdanie

Przed złożeniem – koniecznie dokładnie sprawdź poprawność wszystkich wprowadzonych danych i ich zgodność z prowadzoną ewidencją. System pozwala tworzyć wersje robocze. Następnie zatwierdź i złóż je elektronicznie, możliwość złożenia może mieć kierownik podmiotu (np. prezes zarządu, właściciel firmy) lub wyznaczony do tego pełnomocnik (posiadający upoważnienie i dostęp użytkownika nadrzędnego).

Po pomyślnym złożeniu sprawozdania jest możliwość w systemie, aby wygenerować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Jest to dokument potwierdzający złożenie sprawozdania lub wniosku. W tym miejscu jeszcze drobna wskazówka: pobierz je i zachowaj w dokumentacji swojej firmy. W razie kontroli będzie to bowiem Twój podstawowy dowód wywiązania się z obowiązku sprawozdawczego.

Warto wiedzieć:

Obowiązek sporządzenia sprawozdania do BDO w innym terminie, dotyczy podmiotów, które trwale zakończyły swoją działalność. Wówczas na złożenie stosownej dokumentacji mają 7 dni – liczone od daty zakończenia. Natomiast 14 dni jest na wyrejestrowanie podmiotu z systemu.

Pamiętaj, aby nie odkładać złożenia na ostatnią chwilę. Z uwagi na swoją specyfikę oraz przyzwyczajenia wielu użytkowników – szczególnie w ostatnich dniach poprzedzających upływ ustawowego terminu – system BDO może być przeciążony. Niestety, ewentualne problemy techniczne nie zwalniają Cię z obowiązku terminowego złożenia raportu.

Na co zwrócić uwagę? Typowe błędy przy składaniu sprawozdań BDO

Najczęstsze przypadki, to:

błędne kody odpadów lub jednostki mas,
niezgodność danych w sprawozdaniu (z prowadzoną ewidencją),
złożenie tylko jednego sprawozdania (zamiast wymaganych ew. dwóch),
nieprawidłowe wskazanie procesów zagospodarowania odpadów,
działanie bez pełnomocnictwa (gdy składa osoba inna niż oficjalnie do tego upoważniona).

Jeśli nie masz co do tego pewności, ale chcesz zyskać poręczenie, że Twój dokument będzie poprawnie wypełniony – chętnie Tobie w tym pomożemy.

Konsekwencje braku lub nieterminowego złożenia sprawozdania BDO. Co za to grozi?

Zarówno całkowity brak dokumentu, jak i wysłanie go po obowiązującej dacie stanowi naruszenie przepisów. To z kolei – wiąże się z pewnymi ew. konsekwencjami, których wymiar zależy od stopnia “przewinienia”. Co ważne – odpowiednie organy kontrolne dysponują pełnym obrazem sytuacji, co pozwala im dosłownie w każdej chwili przeprowadzić kontrolę.

Wnioski? Nie warto się od tego uchylać, bo prędzej czy później – stosowny urząd i tak się o tym dowie. Oczywiście, złożenie nawet spóźnionego sprawozdania będzie lepsze, niż całkowity brak takiego dokumentu. Konsekwencjami mogą być m.in.:

Administracyjne kary pieniężne – nakładane przez marszałka województwa lub Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska (WIOŚ). Ich wysokość zależy od rodzaju konkretnego naruszenia;
Wykroczenie (za niezłożenie sprawozdania) – zagrożone grzywną finansową, a w skrajnych przypadkach (rażące naruszenia) – grozi nawet odpowiedzialność karna;
Automatyczna opłata produktowa – nakładana na podmioty wprowadzające produkty w opakowaniach, które nie złożą sprawozdania.

Masz pytania dotyczące sprawozdań BDO? Chętnie pomożemy!

Składanie sprawozdań w systemie BDO nie musi być stresujące – pod warunkiem, że masz odpowiednie wsparcie. Jeżeli nie wiesz, “czy” oraz jakie sprawozdania obowiązują Twoją firmę lub potrzebujesz kompleksowej pomocy w wypełnieniu dokumentacji – skorzystaj z naszych usług. Powyższy artykuł ma charakter informacyjny, a jego celem jest poszerzanie świadomości przedsiębiorców w zakresie realizacji powinności wobec urzędów i środowiska, jakie zostały nałożone ustawowo. Treść artykułu nie stanowi wykładni prawa i nie może być traktowana jako zamiennik porady prawnej.